La gestión documental: automatización y comunicación efectiva como Factores clave

Abstract

La gestión documental es esencial en la administración pública, y su transformación mediante la automatización y la comunicación efectiva puede conducir a una mayor eficiencia, incrementar la transparencia y fortalecer la rendición de cuentas. Este artículo tiene como objetivo investigar cómo la automatización y la comunicación efectiva impactan la gestión documental. A través de un enfoque cualitativo y un diseño fenomenológico, se realizaron entrevistas y observaciones que revelaron que la automatización de procesos reduce significativamente los tiempos de respuesta y mejora la accesibilidad a la información. Sin embargo, se identificó una resistencia al cambio entre algunos empleados, sugiriendo la necesidad de estrategias de gestión del cambio que incluyan capacitación continua. Además, la comunicación efectiva emergió como un elemento clave para facilitar la transición hacia sistemas automatizados, destacando la importancia de disponer canales de comunicación claros y accesibles. Este estudio concluye que un enfoque integrado que contemple tanto la automatización como la comunicación efectiva es crucial para mejorar y consolidar la gestión documental en el sector público, promoviendo un gobierno más abierto y accesible.

Document management is essential in public administration, and its transformation through automation and effective communication can improve efficiency, transparency, and accountability. This article aims to investigate how automation and effective communication impact document management. Through a qualitative approach and a phenomenological design, interviews and observations were conducted, revealing that the automation of processes significantly reduces response times and improves access to information. However, resistance to change was identified among some employees, suggesting the need for change management strategies that include continuous training. Additionally, effective communication emerged as a key element to facilitate the transition to automated systems, highlighting the importance of establishing clear and accessible communication channels. This study concludes that an integrated approach that encompasses both automation and effective communication is crucial for strengthening document management in the public sector, promoting a more open and accessible government.