Gestión por procesos en educación superior: universidades de América y Europa. Una revision de alcance

Abstract

La transformación digital en la educación superior ha intensificado las presiones para lograr una mayor eficiencia administrativa, transparencia y una mejor experiencia para los estudiantes, lo que ha renovado el interés por la gestión de procesos empresariales (BPM) como mecanismo para alinear la estrategia y las operaciones. El objetivo de este estudio era mapear y caracterizar la investigación sobre BPM en universidades de América y Europa publicada entre 2020 y 2025. Se llevó a cabo una revisión de alcance (scoping review) utilizando ERIC, SciELO, Redalyc y DOAJ, complementada con servicios de metadatos (Crossref, OpenAlex, Semantic Scholar) para verificar los identificadores, eliminar duplicados y apoyar la recuperación complementaria. Dos revisores examinaron de forma independiente los títulos/resúmenes y los textos completos y recopilaron datos sobre el contexto regional, el ámbito del proceso, el enfoque de implementación, las tecnologías asociadas (minería de procesos; y, cuando fue reportado, BPMS y automatización robótica de procesos) y los resultados comunicados. La búsqueda identificó 20 registros; tras la selección, se incluyeron nueve estudios (concentrados en 2021-2025), predominantemente de América (n=7) en comparación con Europa (n=2). La evidencia se agrupó en BPM organizacional (gobernanza, madurez, control, indicadores) y BPM basado en datos (análisis/minería de procesos) centrado en los procesos académicos y las trayectorias de los estudiantes. En general, el BPM favorece la eficiencia, la trazabilidad y el apoyo a la toma de decisiones cuando se combina con la gobernanza de procesos, la gestión del cambio y las capacidades de datos, aunque siguen existiendo tensiones entre la estandarización y la agilidad.

Digital transformation in higher education has intensified pressures for greater administrative efficiency, transparency, and an improved student experience, renewing interest in business process management (BPM) as a mechanism for aligning strategy and operations. The aim of this study was to map and characterize BPM research published between 2020 and 2025 in universities across the Americas and Europe. A scoping review was conducted using ERIC, SciELO, Redalyc, and DOAJ, supplemented by metadata services(Crossref, OpenAlex, Semantic Scholar) to verify identifiers, remove duplicates, and support further retrieval. Two reviewers independently examined titles/abstracts and full texts and collected data on regional context, process scope, implementation approach, associated technologies (process mining; and, when reported, BPMS and robotic process automation), and reported outcomes. The search identified 20 records; Following the selection process, nine studies (concentrated between 2021 and 2025) were included, predominantly from the Americas (n=7) compared to Europe (n=2). The evidence was grouped into organizational BPM (governance, maturity, control, indicators) and data-driven BPM (process analysis/mining) focused on academic processes and student pathways. Overall, BPM promotes efficiency, traceability, and decision support when combined with process governance, change management, and data capabilities, although tensions between standardization and agility remain.